La pandémie de Covid-19 et les confinements mondiaux ont forcé de nombreux travailleurs à abandonner leurs bureaux et les discussions à la machine à café en faveur du travail à domicile.

Maintenant que le monde s'adapte au travail à distance, des tendances spécifiques émergent, et notamment une demande de flexibilité accrue de la part des employés. De nouvelles organisations sont à envisager par les employeurs à mesure que leurs entreprises reprennent leur fonctionnement habituel et que la main-d'œuvre se prépare à retourner dans les bureaux. Certaines approches peuvent inclure des changements dans la façon dont les équipes sont organisées, la mise en place de nouvelles zones de travail et des horaires variés pour répondre aux exigences de flexibilité.

Ce que nous apprennent les statistiques sur les arrangements flexibles au travail

Dès 2018, une enquête menée par l'enquête Zenefits (Workest) présentait des résultats qui pouvaient surprendre :

• 78 % des employés ayant répondu à l'enquête déclaraient qu'un mode de travail plus flexibles les rendaient plus productifs. Cela leur donnait les moyens de travailler au rythme qui leur convenait le mieux. Les employés veulent pouvoir avoir la liberté de faire certains choix de travail pour être plus productifs, efficaces et plus à l'aise.
• 73 % des employés déclaraient que la satisfaction au travail augmentait si des accords de travail flexibles étaient mis en place, comprenant notamment des espaces de travail partagés (hot-desking en anglais). Le bonheur au travail augmentait considérablement lorsque les employés disposaient de plus de liberté, de confort et de flexibilité.
• Seuls 20 % des employés ne disposaient d'aucune possibilité de pratiques de travail flexibles.
• Cependant, même si l'enquête a pesé lourdement en faveur du bureau partagé et des horaires flexibles pour les employés, près d'un employeur sur cinq déclarait être confronté à des obstacles majeurs dans sa mise en œuvre car ne disposant ni de l'infrastructure et ni des outils (notamment informatiques) nécessaires. Malgré cela, près de 67 % des petites entreprises ont pu offrir à leurs employés une certaine flexibilité avec une dose de travail à distance.
• Une vaste majorité des demandeurs d'emploi potentiels (77%) ont répondu que les modalités de travail flexibles sont importantes lorsqu'ils postulent à de nouveaux emplois, et cette tendance devient de plus en plus fréquente.
• Selon l'étude, près de 75 % des travailleurs potentiels considèrent la flexibilité du travail et les espaces de travail partagés offerts dans une entreprise comme une incitation à rejoindre celle-ci.

Travail à domicile ou bureau définit ou espace de travail partagé

Les différentes possibilités de travailler pour une entreprise peuvent être classées en 3 catégories :

1. Le bureau attribué : les entreprises qui ne peuvent pas fonctionner avec des espaces partagés retournent aux espaces de bureaux classiques.
2. Une configuration hybride : c'est le cas de certaines entreprises ont introduit le travail flexible en programmant une stratégie de hybride dans laquelle les travailleurs viennent au bureau certains jours (en espace de travail partagé) et travaillent à domicile les autres jours. Les espaces de travail sont utilisés à la demande et il n'y a plus un bureau par employé.
3. Le travail à distance : les employeurs qui souhaitent continuer avec l'option de travail à domicile peuvent évaluer les besoins de leurs employés et aider à créer l'environnement qui convient au travail à domicile. Les travailleurs peuvent opter pour travailler à domicile ou à dans un espace partagé d'une société spécialisée dans ce service, avec accès à distance.

Il existe des sociétés telles que WeWork, Regus ou TechNexus, qui se spécialisent dans la location d'espaces de bureaux mobiles et offrent aux employeurs diverses options pour accueillir leurs salariés.

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Les espaces partagés : la fin du bureau permanent

Tous les travailleurs ne sont pas capables de travailler de manière productive et efficace à domicile pour diverses raisons, comme le fait d'avoir de jeunes enfants ou un espace insuffisant. Il est donc important que l'entreprise comprenne les contraintes des différents travailleurs et mette en œuvre des stratégies pour faciliter ces besoins afin de maximiser la productivité.

Le bureau partagé est un système d'espace de travail organisationnel (on parle aussi de coworking) où les bureaux sont utilisés par différentes personnes à différents moments, sur une base ad hoc. Cela signifie qu'un employé peut trouver n'importe quel bureau ou poste de travail disponible et travailler à cet endroit pour la journée.

Selon les différents types de travaux effectués dans le même lieu, les entreprises peuvent restreindre certaines zones pour certains types de travaux, par ex. placer tous les travailleurs d'un même service dans une même zone. Cela peut aussi ressembler à des "zones calmes" désignées pour certains départements.

Une variante du bureau partagé de type hot-desk (sans réservation, premier arrivé, premier assis) est le centre d'affaires où les employés peuvent réserver un bureau ou un poste de travail spécifique pour la durée de leurs besoins. Il peut s'agir de salles de conférence, d'espaces collaboratifs, de postes téléphoniques.

Chaque bureau partagé est doté de ses propres prises de courant et d'une connexion Wi-Fi. Certains espaces partagés vous donnent également accès à des salons communs, des cuisines, des espaces de brainstorming, des salles de conférence et un accès au réseau professionnel constitué par les membres. Les utilisateurs peuvent placer leurs effets personnels sur le bureau pendant une durée limitée ou certaines installations fournissent également des casiers pour stocker des objets de valeur.

Les prix de location d'un espace partagé varient en fonction de l'emplacement du bureau et des équipements proposés. Voici quelques exemples à travers le monde :

• Au centre Londres, cela peut vous coûter 400£/mois tandis que vers Regent's Park on trouve le prix de 188 £/mois.
• Sur Paris, on peut trouver entre 200 et 500€/mois/personne en fonction de la prestation (espace lounge ou bureaux).
• Les espaces de coworking de Sydney coûtent en moyenne 38 $ de l'heure ou 105 $ en tarif journalier.
• Perth a un taux horaire de 30 $ tandis que Brisbane avec 18 $. Melbourne a le taux horaire de hot desk le plus bas à 14 $.

Avantages et inconvénients des espaces partagés

Avantages

• Diminution des frais généraux pour l'employeur.
• La plupart des salles de coworkings ou espaces partagés fournissent le matériel de bureau nécessaire, comme des imprimantes, etc.
• Utilisation de l'espace du bureau est plus efficiente.
• Une main-d'œuvre plus heureuse, productive, efficace et satisfaite.
• Attraction de nouveaux talents et une culture d'entreprise améliorée.
• Une grande partie (près de 40 %) des bureaux standards est souvent inutilisée quotidiennement, en raison de la formation des employés, des déplacements professionnels ou des vacances. Il n'est pas rentable de payer pour l'espace immobilier supplémentaire s'il n'est pas utilisé. L'espace partagé offre une optimisation de l'espace de bureau.
• Les espaces partagés et le coworking encouragent un environnement de travail ouvert, ce qui améliore la communication et la collaboration au sein de l'équipe.
• Les espaces partagés sont également mieux rangés et exempts d'effets personnels, ce qui facilite le nettoyage et la désinfection contre le Covid 19.
• Les pigistes, les nouveaux entrepreneurs et les consultants trouvent cette façon de travailler flexible et rentable car ils n'ont pas à s'engager dans un bail coûteux à long terme.
• Pour les personnes travaillant seules, cela combat l'isolement du travail seul à domicile puisque cela permet de travailler en compagnie d'autres professionnels, procurant aussi une opportunité de collaboration.
• Les entreprises peuvent embaucher des travailleurs à distance à la demande sans avoir à louer plus d'espace de bureau.

Inconvénients

• Les entreprises peuvent être amenées à repenser leurs stratégies informatiques, ce qui peut entraîner un coût financier conséquent.
• Tous les employés ne s'épanouissent pas dans un bureau ouvert – certains ont besoin de leur espace personnel entouré de leurs effets personnels pour faire de leur mieux.
• Les distractions sont nombreuses si le "décor de bureau" change tous les jours.
• Les bureaux partagés peuvent aussi bouleverser la "hiérarchie" des bureaux. Tous les employés seniors ne sont pas heureux de s'asseoir à côté du stagiaire.
• Des interruptions de communication peuvent survenir si vous avez besoin de voir quelqu'un en personne et qu'il est assis à un endroit différent chaque jour.
• L'espace peut être limité et le stockage est pratiquement inexistant avec les environnements de coworking.

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Les difficultés du secteur : exemple de WeWork

Il existe de nombreuses entreprises proposant des espaces de bureaux partagés qui ont vu le jour en réponse aux phénomènes de coworking. WeWork est l'un des premiers et des plus importants en popularité mais l'entreprise a chuté pendant la pandémie.

Elle fut fondée en 2010, avec des investisseurs de renom, à une époque où le coworking était une idée nouvelle et naissante. WeWork possède actuellement des bureaux dans 86 villes de 32 pays. Leurs espaces sont tous luxueux et situés dans les quartiers réputés des différentes villes dans lesquelles ils se trouvent.

Pourtant en 2019, le taux d'occupation de WeWork est tombé à 80%, leurs tarifs étant trop élevés pour les start-up et les travailleurs à distance. Ils ont donc baissé leurs tarifs pour attirer plus de clients, mais cette année-là, ils ont perdu 2 milliards de dollars à eux seuls ! Ils ne pouvaient pas développer leur activité sans engager proportionnellement plus de dépenses. La pandémie a également vu apparaître des concurrents plus abordables proposant espaces flexible et aux bureaux partagés. Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles WeWork se débat aujourd'hui dans les difficultés.

Que la mode du bureau partagé décolle définitivement ou non, nous pouvons être sûrs que la vie professionnelle ne reprendra pas comme avant la pandémie et qu'il y aura des changements de paradigme massifs en ce qui concerne les travailleurs, leurs besoins et le nouvel environnement de bureau.

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