Comment les pratiques de travail en entreprise peuvent-elles s'adapter au nouveau contexte ? Quelles sont les nouvelles obligations et responsabilités des entreprises envers leurs employés? Ces questions et bien d'autres doivent être clairement appréhendées par les entreprises car la pandémie et le travail à distance sont là pour durer encore un certain temps. Par ailleurs, des entreprises comme Twitter, Facebook ou Salesforce ont décidé de réformer leurs habitudes de travail et ont annoncé que leurs employés ne retourneraient pas au bureau mais continueraient à travailler à domicile indéfiniment.

Avec l'Internet haut-débit largement disponible et la grande partie des travailleurs maîtrisant l'utilisation d'ordinateurs portables, la technologie a permis de faire du travail à domicile (pour certains emplois) une réelle possibilité. Des entreprises comme Microsoft et Google offrent des outils de téléconférence gratuits pour permettre aux gens de se rencontrer virtuellement et pour que les communications se poursuivent aussi normalement que possible entre groupes de travail.

Quelques considérations sur le travail à distance

La mise en place du télétravail au sein de l'entreprise peut au départ être pleine d'obstacles, mais avec le temps, les employés s'habituent à la nouveauté de la situation et s'installent dans une routine efficiente à la fois pour la productivité et leur bien-être personnel.

• Tous les travailleurs doivent disposer de la technologie appropriée. L'assureur d'entreprise AmTrust explique ainsi que l'employeur devrait fournir tout l'équipement requis, comme les ordinateurs portables / appareils, au travailleur. Tous les travailleurs à distance doivent être informés des procédures pour accéder rapidement et facilement au support technique, si nécessaire.
• L'emplacement distant doit être équipé d'une connexion Internet sécurisée pour garantir la confidentialité des données de l'entreprise. Un VPN (réseau privé virtuel) peut être utilisé pour crypter les données afin de les maintenir en sécurité.
• Il est nécessaire de mettre en place des outils pour rester en contact avec les travailleurs à distance grâce à des logiciels de visioconférence (Skype, Zoom, etc.), les courriels et les appels téléphoniques. Travailler seul à la maison peut être source d'isolement, et avec des confinements en place dans de nombreuses régions du monde, les collègues sont parfois le seul contact humain possible.
• Dans certains cas, des fuseaux horaires différents doivent être pris en compte si le travailleur distant se trouve dans une autre partie du monde. Cela signifie plus de flexibilité lors de la planification des réunions, etc.
• Les employeurs devraient décrire très clairement leurs attentes à l'égard du travailleur à distance.

Une politique spécifique devrait inclure des points tels que:

• Une description claire et complète du profil de la zone de travail.
• À quoi devrait ressembler l'organisation quotidienne de la journée de travail.
• La politique sur les heures supplémentaires : Toutes les heures supplémentaires doivent être enregistrées et les employés distants doivent être rémunérés équitablement comme ils l'auraient été s'ils étaient physiquement au bureau. Les employés à distance devraient également être informés de ce qui constitue des heures supplémentaires - certains employés peuvent être amenés à poursuivre leur travail parce que leur bureau est idéalement situé et qu'ils y consacrent donc plus d'heures que nécessaire, ce qui crée du stress et des maladies connexes, et une pression excessive sur les employeurs pour qu'ils paient pour les heures supplémentaires.
• Qu'est-ce qui constitue un accident du travail et la procédure à suivre pour le signaler : Les employeurs devraient explorer les conséquences juridiques d'un accident du travail pour un employé travaillant à distance. L'entreprise devra peut-être envisager une couverture supplémentaire d'assurance.
• Comment signaler tout équipement endommagé et comment mettre en œuvre des mesures de protection pour protéger les informations et les données de l'entreprise.
• Les possibilités d'évolution de carrière et de promotion fes employés doivent être les mêmes que lorsqu'ils travaillaient au bureau.

La confiance est un trait très important à avoir entre l'employeur et les employés. Les travailleurs à domicile ne doivent pas être sous surveillance constante et ne pourront pas être microgérés. Le personnel encadrant doit donner aux travailleurs un certain degré d'autonomie et de responsabilité pour accomplir les tâches correctement, dans le temps imparti.

Les régulations doivent être vérifiées régulièrement pour s'assurer qu'elles fonctionnent efficacement et l'entreprise doit être suffisamment flexible pour apporter les changements nécessaires aux règles qui doivent être modifiées. La plupart des gouvernements ne sont pas préparés pour la protection des travailleurs à distance en ce moment en raison du rythme rapide avec lequel le virus Covid-19 a pris d'assaut le monde, mais les entreprises ont une obligation légale envers le bien-être de leur personnel.

Avant la pandémie, le Royaume-Uni était l'un des pays les plus avancés pour les exigences légales en matière d'équipement de travail. Une partie du Work Act 1974, The Health and Safety Regulations 1992 (Display Screen Equipment) s'applique à ceux qui travaillent avec des écrans [c.-à-d. ordinateurs, ordinateurs portables, tablettes, smartphones], et les entreprises britanniques ont l'obligation légale d'évaluer régulièrement l'ergonomie du lieu de travail. En novembre dernier, la France a publié une série de directives sur le travail à distance sans aucune obligation et no règle contraignante: Il s'agit essentiellement de "conseils", le gouvernement laissant les accords d'entreprises au niveau local de décider de leur mise en oeuvre.

Il y a clairement un manque de règles globales pour le travail à distance, pour le dire plus simplement. La prochaine priorité des législateurs du monde entier sera certainement, au moins, de mettre en œuvre des lois afin de protéger les travailleurs qui se blessent dans le cadre de leur travail, quel que soit le lieu où celui-ci est réalisé.

Risques potentiels pour la sécurité du travailleur à distance

• Des espaces de travail inappropriés peuvent causer des blessures au travailleur si celui-ci n'est pas ergonomiquement adapté au type de travail effectué par l'employé.
• Une zone de travail inconfortable peut causer des dommages physiques et mentaux au travailleur ; on pense par exemple au cas où le travailleur à distance doit partager un espace avec un enfant qui doit être scolarisé à domicile au même moment.
• Sécurité : Les employés doivent conserver leurs ordinateurs portables et autres appareils de travail dans un endroit sûr pour éviter le vol. La protection des données est également importante pour l'employeur et l'entreprise doit donc s'assurer que toutes les connexions réseau sont sécurisées.

La plupart des entreprises ont été prises au dépourvu lorsqu'elles ont brusquement du adapter leur main-d'œuvre au travail à distance. Certains employés pouvaient avoir accès aux données de l'entreprise en utilisant des appareils personnels non protégés, depuis leur domicile. Alors que l'entreprise continuait à opérer après les premiers jours de la pandémie, les employeurs ont réalisé le besoin urgent d'une cybersécurité accrue et beaucoup ont commencé à investir dans des outils plus robustes pour protéger leurs données. Le travail à distance semble maintenant établi pour longtemps..

Quelques conseils pour gérer le travail à distance

1. Définissez des directives claires concernant les exigences minimales pour un espace de travail adapté et sûr. Cela aidera à prévenir les blessures au travailleur et réduira aussi les coûts d'indemnisation des travailleurs. La configuration de l'espace de travail à distance peut être testée par l'employé pour s'assurer qu'il / elle peut s'acquitter de ses tâches efficacement et en toute sécurité.
2. Des horaires de travail clairs devraient être communiqués et les employés encouragés à «se déconnecter» une fois la journée de travail terminée.
3. Les travailleurs à distance peuvent être encouragés à développer une liste d'objectifs réalisables et d'échéances pour des projets pour une période spécifique, ce qui sera une bonne indication de leur productivité à la maison sans nuire à leur bien-être.
4. L'employeur peut en outre effectuer une inspection virtuelle pour s'assurer que l'environnement de travail à distance n'est en aucun cas dangereux (ventilation suffisante, des surfaces glissantes pouvant provoquer des chutes, etc).
5. Réévaluer la prévention des accidents du travail pour inclure également les paramètres de travail à distance. Les employés doivent être formés pour éviter les dangers domestiques (si la maison est l'environnement de travail à distance).
6. Gardez la communication avec tous les travailleurs à distance pour évaluer les difficultés, l'avancement des projets, etc.

Alors que nous nous installons dans une nouvelle façon de travailler avec les normes que la pandémie nous a imposées, cela donne l'occasion d'intégrer tous les aspects positifs alliant vie professionnelle et vie personnelle. C'est peut-être l'occasion idéale d'être aussi productif qu'avant, mais avec un peu de temps supplémentaire pour son développement personnel.

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